Vedtekter for Fredrikstad Rotaryklubb

( Charterdato: 7.mars 1932 )
 Sist endret: 7. november 2017 

Navn, område og formål

§ 1

Klubbens navn er Fredrikstad Rotaryklubb.

§ 2

Klubben har sin medlemsbasis i Fredrikstad-distriktet, sine møter i hovedsak i Fredrikstad og sin adresse i Fredrikstad.

§ 3

3.1 Klubben er en del av Rotary International, og denne organisasjons lover ( spesielt ”Lover for Rotaryklubb" vedtatt av Rotary Internationals lovråd april 2016 ) og øvrige bestemmelser er, sammen med disse vedtekter, bestemmende for Fredrikstad Rotaryklubb.

3.2 Klubbens formål er overensstemmende med formålet til Rotary International:

"Å fremme og styrke viljen til å gagne andre som grunnlag for all virksomhet. og spesielt viljen til:
Å utvikle vennskap som grunnlag for å gagne andre.
Å stille høye etiske krav i vårt yrkesliv, vise respekt for alt nyttig arbeid og bruke hver enkelt rotarianers yrke som mulighet til å gagne samfunnet.
Å gagne andre i privatliv, yrke og samfunnsliv.
Å arbeide for internasjonal forståelse, samarbeid og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra forskjellige yrker forenet i idealet om å gagne andre."

§ 4

Rammeverket for Fredrikstad Rotaryklubb er videre de fem tjenesteområdene slik de er fastsatt av Rotary International. Tjenesteområdene er:

·       Klubbtjeneste

·       Yrkestjeneste

·       Samfunnstjeneste

·       Internasjonal tjeneste

·       Ungdomstjeneste

§ 5

Rotaryåret er den tolv måneders periode som begynner 1. juli.

Medlemmer

§ 6

6.1 Klubbens medlemmer rekrutteres i Fredrikstad-distriktet.

6.2 Et medlem foreslår for styret en kandidat til medlem i klubben, eller en annen klubb foreslår et av sine tidligere medlemmer eller medlem til overføring.

6.3 Styret godkjenner eller avslår kandidatens medlemskap innen 30 (tretti ) dager og meddeler forslagsstilleren sin beslutning,

6.4 Hvis styret godkjenner kandidatens medlemskap, inviteres det eventuelle medlemmet til klubben.

6.5 Når et nytt medlem har akseptert medlemskap skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben og plasserer medlemmet i en komite. Sekretæren rapporterer opplysninger om det nye medlem til Rotary International og distriktet.

6.6 Utmeldelse fra klubben skal meddeles klubbens president eller sekretær skriftlig. President og styre orienteres omgående.

Årsmøte

§ 7

Årsmøtet er klubbens øverste myndighet. Hvert registrert klubbmedlem på møtetidspunktet har en (1) stemme. Minsteantallet av medlemmer som må være tilstede ved en avstemming i medlemsmøter og årsmøtet er en tredel ( 1/3 ) av klubbens medlemmer. Årsmøtet skal avholdes i første halvdel av november hvert år. Ekstraordinært årsmøte kan vedtas innkalt av styret, for eksempel til behandling av vedtektsendringer. Innkalling med angivelse av dagsorden skal sendes medlemmene skriftlig senest fjorten ( 14 ) dager før møtet.

§ 8

Ordinære saker til avstemming i årsmøtet krever simpelt flertall blant de fremmøtte for å anses vedtatt. Vedtektsendringer til behandling i årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte krever to tredjedels ( 2/3 ) flertall blant de fremmøtte for å anses vedtatt. Avstemminger skjer normalt ved akklamasjon, unntatt ved valg av tillitsvalgte og styremedlemmer, som velges ved skriftlig avstemming.

§ 9

Årsmøtet ledes av presidenten dersom ikke annen møteleder velges. På årsmøtet skal følgende saker behandles og avgjøres:

9.1 Styrets årsberetning for foregående rotaryår tas til etterretning.

9.2 Fastsetting av resultatregnskap og balanse for foregående rotaryår, herunder anvendelse av årsoverskudd eller dekning av årsunderskudd.

9.3 Revisors beretning tas til etterretning.

9.4 Fastsettelse av budsjett og kontingent

9.5 Valg av president for rotaryåret to år etter inneværende rotaryår.

9.6 Valg av sekretær som også er styremedlem for rotaryåret etter inneværende rotaryår.

9.7 Valg av kasserer som også er styremedlem for rotaryåret etter inneværende rotaryår.

9.8 Valg av tre (3) medlemmer til valgkomite.

9.9 Valg av revisor

9.10 Andre saker som etter lov eller vedtekter skal behandles av årsmøtet.

Styret

§ 10

Styret er klubbens styrende organ, og skal bestå av fem (5) medlemmer av klubben. Følgende er medlemmer av styret:

10.1 President som også er styreleder.

10.2 Innkommende president som er styrets nestleder.

10.3 Sist avgåtte president.

10.4 Sekretær.

10.5 Kasserer.

§ 11

Styremedlemmene velges for ett ( 1 ) år. President, innkommende president og sist avgåtte president er styremedlemmer som følge av klubbens nominasjons- og valgprosess. Sekretær og kasserer er styremedlemmer i kraft av sine stillinger, de velges hvert år og kan gjenvelges.

11.1 Hvis en tillitsvalgt eller et styremedlem fratrer hans eller hennes verv, vil de resterende styremedlemmene utpeke en erstatter.

11.2 Hvis en påtenkt ( valgt, men ikke tiltrådt ) tillitsvalgt eller påtenkt styremedlem fratrer sin posisjon, utpeker de gjenværende medlemmer av styre en erstatter.

§ 12

President som styreleder innkaller til styremøte. Ordinære styremøter skal som hovedregel holdes en gang hver måned. Styremøter ut over dette kan innkalles av presidenten ved behov, eller etter anmodning fra to styremedlemmer. Styremøte skal avholdes hvert år i god tid før årsmøtet til behandling av foregående rotaryårs årsberetning, regnskap og øvrige saker til årsmøtet. Sekretæren fører protokoll over styrets behandling og vedtak.

§ 13

Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er tilstede.

Valgkomite

§ 14

Valgkomiteen velges av årsmøtet, og skal bestå av tre (3) av klubbens medlemmer.

§ 15

Presidenten innkaller valgkomiteen til møte senest en måned før årsmøtet. Komiteen skal i møtet behandle følgende:

15.1 Nominasjon av president for rotaryåret to ( 2 ) år etter inneværende rotaryår foretas ved at komiteen setter opp alfabetisk liste over alle medlemmer registrert pr dette møtets dato. Nominerbare medlemmer er alle medlemmer, unntatt de som har vært president de siste 10 år regnet fra inneværende rotaryår. Disse oppføres alfabetisk først på listen og betegnes ” Nominerbare ", mens tidligere presidenter som ikke er nominerbare oppføres alfabetisk deretter og betegnes " Ikke nominerbare". Listen sendes samtlige medlemmer med anmodning om innen fjorten (14) dager å avkrysse fem (5) kandidater av de "Nominerbare" til president. De nominerte fem (5) medlemmene med flest stemmer oppføres på egen liste etter stemmetall. Det medlem som har flest stemmer anses nominert. Dersom dette medlem etter forespørsel har velbegrunnede årsaker til ikke å påta seg vervet som president, forespørres den neste på listen. Valgkomiteen fremlegger resultatet av nominasjonen for årsmøtet for endelig valg av president.

15.2 Komiteen skal videre behandle forslag til valg av sekretær, kasserer og revisor for året etter inneværende år. Valgkomiteen fremlegger forslaget for årsmøtet, for endelig valg av sekretær, kasserer og revisor.

De tillitsvalgtes plikter

President

§ 16

Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret og utføre slike andre oppgaver som naturlig hører inn under dette verv. Presidenten er styrets leder og representerer og forplikter klubben utad. Saker av vesentlig betydning og usedvanlig art skal først være behandlet av, og protokollert i styret.

Innkommende president

§ 17

Det er innkommende presidents plikt å utføre slike oppgaver som pålegges av president eller styret. Innkommende president er styrets nestleder og utfører presidentens oppgaver ved sistnevntes eventuelle fravær.

Sist avgåtte president

§ 18

Det er sist avgåtte presidents plikt å utføre slike oppgaver som pålegges av president eller styret. Sist avgåtte president er medlem av styret.

Sekretær

§ 19

Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelse, føre liste over fremmøte, sørge for innkallelse til klubbmøter, styremøter og årsmøte, skrive og oppbevare referater fra styremøter, sende de nødvendige rapporter til Rotary International, sørge for at den månedlige fremmøterapport sendes til distriktet og ellers utføre de plikter som vanligvis hører inn under sekretærvervet. Sekretæren har videre ansvaret for organisering av arkivfunksjonen. Sekretæren er styremedlem.

Kasserer

§ 20

Det er kassererens plikt å ta vare på alle klubbens midler, herunder plassere klubbens likvide midler sikkert i bank. Videre å føre regnskap samt utføre andre plikter som hører inn under kassererfunksjonen. Kasserer rapporterer kvartalsvis klubbens økonomiske situasjon til styret, og utarbeider årsregnskap ( for perioden 1.7 til og med 30.6 ) som først fremlegges for styret, deretter fremlegges for revisor og endelig fremlegges for årsmøtet. Kassereren er styremedlem.

Revisor

§ 21

Det er revisors plikt å se etter at årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med lov og forskrifter, og at klubben har ordnet sin formuesforvaltning på betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Revisor avgir sin revisjonsberetning til årsmøtet.

Klubbmøter

§ 22

De ordinære ukentlige møter i Fredrikstad Rotaryklubb skal normalt holdes hver tirsdag kl. 18.45 i klubbens faste lokalitet. Møtetid er normalt en ( 1 ) time. Møtested og tid kan, med presidentens samtykke, avholdes på annen tid og annet sted forutsatt at alle medlemmer er varslet om dette. Styret kan vedta sløyfing av moter innenfor de bestemmelser som er gitt av Rotary International eller distriktet, og varsel om dette skal gis alle medlemmer.

§ 23

Klubbmøtene skal normalt ha følgende agenda:

·        Møtet åpnes

·        Introduksjon av besøkende og eventuell foredragsholder

·        Medlemmer møtt i andre klubber

·        Medlemmers fødselsdager siden forrige møte

·        Meddelelse om medlemmers utmeldinger, permisjoner og lignende

·        Naboklubbers program

·        Meddelelser fra medlemmene

·        Meddelelse eller orientering fra presidenten

·        Tre (3) minutter

·        Foredrag eller annen form for program.

·        Møtet heves

Komiteer

§ 24

Komiteenes oppgaver er å arbeide for og med klubbens aktiviteter innen de fem tjenesteområdene som er nevnt i § 4. Innkommende president, president og sist avgåtte president bør samarbeide for å sikre rotasjon, men også kontinuitet i komiteene. Innkommende president er, for sitt kommende rotaryår, ansvarlig for å oppnevne leder og medlemmer til hver komite. Innkommende president har videre ansvar for å holde planleggingsmøte med komitelederne, fortrinnsvis før starten på sitt presidentår, dog senest ved begynnelsen av sitt presidentår.

§ 25

Styret, etter forslag fra presidenten, fastsetter klubbens faste komiteer, hensyntatt Rotary Internationals og distriktets anbefalinger. Ytterligere komiteer kan opprettes av styret etter behov.

§ 26

Den enkelte komite skal behandle de saker som er tillagt komiteen, samt saker som den får henvist av president eller styret. Det er komitelederens ansvar å innkalle til møter, lede disse og sørge for rapportering til sekretær, president og styre. Presidenten er selvskrevet medlem av alle komiteer, og som sådan, har presidenten samme rettigheter som øvrige komitemedlemmer.

Endring av vedtekter

§ 27

Disse vedtekter kan endres med to tredjedels ( 2/3 ) flertall blant de fremmøtte på årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte jfr 8 7 og $ 8. Ingen endring i, eller tillegg til disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med "Lover for Rotaryklubb" eller andre lover og vedtekter for Rotary International.

000OOO000